Boekenonderzoek Belastingdienst: wat mag wel en wat niet?

De slogan ‘leuker kunnen we het niet maken, makkelijker wel’ kent iedereen wel als die van de Belastingdienst. Toch knijpt menig ondernemer de billen samen als de beruchte brief op de mat valt dat de Belastingdienst een onderzoek komt houden. Dat onderzoek kan betrekking hebben op de door de ondernemer ingediende aangiften, maar ook op die van een derde (een leverancier of een afnemer). Ziet de controle op de ondernemer zelf, dan heeft de Belastingdienst ook meerdere opties. Hij kan een bedrijfsbezoek houden, een boekenonderzoek of een waarneming ter plaatse. Bij al deze onderzoeken geldt dat een ondernemer verplichtingen heeft, maar zeker ook rechten. Vragen staat vrij, maar niet alles hoeft van een antwoord te worden voorzien. Wat de Belastingdienst wel mag doen en wat niet komt in dit blog aan bod.

Verschillende controles

De Belastingdienst heeft een heel instrumentarium om te controleren. De minst uitgebreide optie daarvan is een bedrijfsbezoek. Bij een dergelijke controle is de Belastingdienst met name geïnteresseerd in de dagelijkse gang van zaken binnen de onderneming. Wat zijn de bedrijfsactiviteiten, wie is de bestuurder, wie verzorgt de administratie, hoeveel personeel is er in dienst, etc.

De meest uitgebreide variant is dat de Belastingdienst een boekenonderzoek uitvoert. In dat geval is het doel van de Belastingdienst om de belastingaangiften over een bepaalde periode/tijdvak en de administratie te controleren. De Belastingdienst kan er daarbij voor kiezen om bijvoorbeeld alleen een controle uit te oefenen voor de omzetbelasting (btw), maar kan ook een uitgebreide controle aanzeggen met zowel de vennootschapsbelasting, de omzetbelasting als de loonheffingen. Ook komt het voor dat het onderzoek aanvangt met een controle voor de vennootschapsbelasting en dat dit wordt uitgebreid naar bijvoorbeeld de omzetbelasting. Verder kan het zijn dat de Belastingdienst in eerste instantie het jaar 2016 controleert en dit daarna doortrekt naar 2017 en 2018 of terug naar 2015. Onderdeel van het boekenonderzoek is meestal een bedrijfsbezoek, het onderzoeken van de administratie en het stellen van vragen aan de ondernemer en/of zijn personeel.

De Belastingdienst kan daarnaast ook een waarneming ter plaatse houden. Bij zo’n controle wil de Belastingdienst met eigen ogen vaststellen hoe de dagelijkse gang van zaken binnen een onderneming is ingericht. Meestal gebeurt dit bij horecazaken en gaat een medewerker van de Belastingdienst daar iets eten en/of drinken. De bevindingen daarvan worden vastgelegd in een verslag en in een (latere) controle wordt dan bekeken of de bevindingen aansluiten bij de administratie.

De hiervoor opgenomen controlemogelijkheden zien allemaal op de situatie dat de Belastingdienst onderzoek doet bij de ondernemer zelf. Het kan ook voorkomen dat de Belastingdienst een onderzoek houdt bij een derde en de aldaar verzamelde gegevens wil controleren met die van de leverancier en/of afnemer. Zo’n onderzoek noemen we een derdenonderzoek. In dat geval verzamelt de Belastingdienst geen gegevens voor de ondernemer zelf, maar uitsluitend voor die derde. Dat betekent echter niet dat als die gegevens aanleiding vormen voor een controle bij de ondernemer dat niet zou kunnen. Het een kan uit het ander voortvloeien. Ook kan binnen een boekenonderzoek bij een ondernemer gebruik worden gemaakt van een derdenonderzoek. In dat geval controleert de Belastingdienst de gegevens van de ondernemer bij zijn derden.

Wat wel?

Zoals ik al schreef gaat dit blog over de vraag wat de Belastingdienst tijdens een controle wel mag doen en wat niet. Om met het minst leuke te beginnen, wat mag wel? Daarbij gaat het met name over de verplichtingen die een ondernemer heeft bij een onderzoek van de Belastingdienst. In de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR) zijn de nodige verplichtingen vastgelegd en wel in de artikelen 47 tot en met 56. Ik licht de belangrijkste verplichtingen hieronder toe, aangezien die laten zien wat de Belastingdienst allemaal mag.

Inlichtingenverplichting

De inlichtingenverplichting (artikel 47 AWR) houdt in dat de Belastingdienst vragen mag stellen aan de ondernemer die van belang kunnen zijn voor zijn belastingheffing. Op de ondernemer rust vervolgens – als hoofdregel - de verplichting om die vragen te beantwoorden. Dat lijkt eenvoudig, maar is het meestal niet. Van belang is namelijk dat de Belastingdienst de vragen zuiver stelt en alleen vraagt naar feiten en niet naar meningen of toelichtingen. Als voorbeeld de vraag “Graag ontvangen wij een toelichting waarom geen (formeel/informeel) directieoverleg plaatsvindt tussen Nederland, Oostenrijk en Zwitserland”. Deze vraag is niet gericht op het verkrijgen van feiten (bijvoorbeeld “Vindt directieoverleg plaats?”), maar op een toelichting waarom iets niet zou gebeuren. Een ander voorbeeld is “Is de handel in horloges een bron van inkomen geweest?” Ook die vraag is niet gericht op het verkrijgen van feiten, maar op een kwalificatie. Welke vraag moet dan worden gesteld? “Heeft u horloges verkocht?”, “Zo ja, voor welke prijs en hoe vaak?” Stelt de Belastingdienst vragen die niet zijn gericht op de feiten, dan rust op de ondernemer niet de plicht om die vragen van een antwoord te voorzien.

Naast het feit dat het nogal eens misgaat in de formulering van de vraag, moet een ondernemer er ook attent op zijn of de vraag is gericht op het verkrijgen van informatie voor de belastingheffing of dat de Belastingdienst vragen stelt om hem een boete op te leggen. Is de vraag puur gericht op het vaststellen van een vergrijpboete (bijvoorbeeld: “Waarom heeft u deze omzetbelasting niet op aangifte afgedragen?”) dan is een ondernemer niet verplicht die vraag te beantwoorden. Dat zou namelijk in strijd komen met het zwijgrecht.

Tot slot is een van de belangrijkste verplichtingen op het gebied van de inlichtingenverplichting dat de ondernemer, op verzoek, inzage moet verlenen in de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers. Daarbij moet worden gedacht aan het inzage geven in de (digitale) administratie.

Administratie- en bewaarplicht

Het vragen naar inzage in de administratie hangt samen met een andere belangrijke verplichting van een ondernemer: de administratie- en bewaarplicht (artikel 52 en 53 AWR). De naam van de verplichting zegt het eigenlijk al, een ondernemer moet een administratie voeren en moet die bewaren. Waar discussie over kan ontstaan, is wat tot de administratie hoort en hoe de administratie wordt ingericht. Bij dit laatste geldt, dat dit niet in de wet is geregeld en de ondernemer er dus voor kan kiezen om het op ‘zijn’ manier te doen. De enige verplichting aan dit geheel is dat binnen afzienbare tijd de te betalen belastingen uit de administratie moeten kunnen worden afgeleid. Deze administratie moet de ondernemer vervolgens 7 jaar bewaren en bij sommige gegevens (de koopakte en de factuur van de notaris bij de aankoop van onroerend goed) geldt zelfs 9 jaar.

Wat tot de administratie hoort, is afhankelijk van het bedrijf van de ondernemer. In hoofdlijnen valt hieronder:

• Bankafschriften en het bankboek
• Inkoop- en verkoopboek
• Kasboek, inclusief kasadministratie en kassabonnen
• Contracten en overeenkomsten
• Correspondentie, agenda’s en afsprakenboeken

Wat niet?

Zoals gezegd is een controle van de Belastingdienst geen vrijbrief om maar lukraak vragen te stellen of stukken/documenten op te vragen. Naast de hiervoor aangehaalde verplichtingen heeft u als ondernemer ook de nodige rechten. Waar we de verplichtingen in de AWR zijn vastgelegd, moeten we de rechten vooral zoeken in de jurisprudentie en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

In de eerste plaats is van belang dat de vragen die de Belastingdienst stelt of de stukken die hij opvraagt van belang kunnen zijn voor de belastingheffing. Vraagt de Belastingdienst naar het weer op maandag dan weten we allemaal dat in de regel die vraag niet relevant is voor de belastingheffing en dus niet hoeft te worden beantwoord. Bij een heleboel vragen zal het echter afhankelijk zijn van de omstandigheden van uw zaak. Het is goed om over de vraag na te denken, te beoordelen of hij relevant kan zijn en dan pas het antwoord te geven.

Hiervoor bij de inlichtingenverplichting heb ik het zwijgrecht al kort aangestipt. Dit zwijgrecht is wel in de wet verankerd (artikel 6 EVRM, maar ook in artikel 5:10a Algemene wet bestuursrecht (Awb). Als de vragen van de Belastingdienst puur zijn gericht op het opleggen van een boete dan heeft u het recht om die vragen niet te beantwoorden en dus gebruik te maken van het zwijgrecht. Immers is niemand gehouden om aan de eigen veroordeling mee te werken.

Een ander belangrijk recht, wat eigenlijk meer een verbod is voor de Belastingdienst, is het snuffelverbod en/of ‘fishing expedition’-verbod. Het snuffelverbod betekent dat de medewerker van de Belastingdienst alleen rond mag kijken. In feite moet hij – net als een klein kind in de snoepwinkel – met de handen op de rug rondlopen. Alles wat hij dan ziet, daarover kan hij een vraag stellen. Hij mag dus niet zelf de kasten en/of een deur naar een archiefruimte open maken om te kijken of daar interessante informatie aanwezig is. Is hij geïnteresseerd in de inhoud van de kast en/of de ruimte dan zal hij daarover een gerichte vraag moeten stellen. En dat is dan niet de vraag maakt u de deur even voor mij open, maar een vraag naar een specifiek document dat mogelijk achter die deur schuilgaat. Als ondernemer is het belangrijk om de controle goed voor te bereiden zodat alle benodigde stukken in een aparte kamer klaar staan en dit soort vragen niet aan de orde zullen zijn.

De inspecteur heeft met de inlichtingenverplichting een belangrijk middel in handen om informatie bij de ondernemer te vergaren. Die verplichting is echter niet zonder grenzen. Die grens wordt gevonden in een recht van de ondernemer. Dat is het (informele) verschoningsrecht van de adviseur en/of advocaat. De advocaat heeft een wettelijk geregeld verschoningsrecht (artikel 53a AWR). Voor de adviseur is in de jurisprudentie een informeel verschoningsrecht gecreëerd. Ook wel aangeduid als het fair play beginsel. Dit beginsel zorgt ervoor dat correspondentie en/of adviezen van een adviseur niet ter inzage hoeven te worden gegeven als zij betrekking hebben op uw fiscale positie. Een e-mail met een afspraakbevestiging zal wel moeten worden verstrekt, maar een e-mail waarin uw fiscale positie, bijvoorbeeld over de auto van de zaak, wordt toegelicht hoeft dat niet. 

Conclusie

De Belastingdienst heeft ruime bevoegdheden om de aangiften en administratie van een ondernemer te controleren. Daarbij heeft de Belastingdienst de bevoegdheid om vragen te stellen en om inzage in de administratie te vragen. De bevoegdheden van de Belastingdienst zijn echter niet onbegrensd. Het is goed om in de gaten te houden wat de Belastingdienst wel mag vragen en wat niet, zodat u geen ‘gratis’ informatie verstrekt die later tegen u kan worden gebruikt (bijvoorbeeld bij het opleggen van een boete).