Wat moet u als ondernemer weten over een controle/boekenonderzoek?

Als ondernemer krijgt u onvermijdelijk een keer een controle van de Belastingdienst. Wanneer de Belastingdienst uw administratie wil controleren noemen we dit ook wel een boekenonderzoek. Tijdens een boekenonderzoek wordt gecontroleerd of uw administratie aan de eisen voldoet en of deze aansluit bij uw belastingaangiften. Het kan ook gaan om een bedrijfsbezoek of een waarneming ter plaatse. Als het onderzoek niet gericht is op u maar bijvoorbeeld op een van uw afnemers of leveranciers, noemen we dat een derdenonderzoek. Een boekenonderzoek, een bedrijfsbezoek en een derdenonderzoek worden door de Inspecteur in principe altijd vooraf aangekondigd. Alleen de waarneming ter plaatse kan in het ‘geheim’ plaatsvinden. Meestal hoort een ondernemer pas na afloop van een dergelijke controle. Met name in de horeca worden dit soort waarnemingen door de medewerkers van de Belastingdienst gehouden.

Belangrijk bij elke vorm van controle door de Belastingdienst is om te weten wat uw verplichtingen zijn, maar bovenal welke rechten u heeft (zie ook hierna). Zo is het bijvoorbeeld niet de bedoeling dat de inspecteur een zogenoemde fishing expedition uitvoert waarbij op de gok naar informatie wordt gezocht in de hoop iets te vinden. Feit blijft dat de bevoegdheden van de Belastingdienst omvangrijk en verstrekkend zijn. Van belang is om als belastingplichtige een strategie tijdens deze controle te hebben. Zonder een dergelijke strategie trapt elke belastingplichtige hoe dan ook een keer in een valkuil.

Boekenonderzoek

Een boekenonderzoek is gericht op de controle van de door u als ondernemer ingediende aangiften, en op uw administratie. Daarbij kan de Inspecteur ervoor kiezen om een controle te houden specifiek gericht op bijvoorbeeld de vennootschapsbelasting. Maar hij kan ook kiezen voor een integrale controle van de vennootschapsbelasting, de omzetbelasting en de loonheffingen. In de aankondigingsbrief moet de Inspecteur vastleggen waarop zijn controle ziet. Later, lopende de controle, kan de Inspecteur de belastingmiddelen en/of het tijdvak/jaar uitbreiden.

Bedrijfsbezoek

Een beperkter onderzoek van de Belastingdienst is het bedrijfsbezoek. In dat geval is de Inspecteur vooral geïnteresseerd in de dagelijkse gang van zaken binnen uw bedrijf. Welke activiteiten heeft uw bedrijf, wat is de omvang van uw bedrijf (qua omzet en qua personeel), etc.

Waarneming ter plaatse

Een waarneming ter plaatse (of ‘WTP’) is eigenlijk een soort stiekem bedrijfsbezoek. De controleambtenaar van de Belastingdienst wil tijdens zo’n waarneming zelf vaststellen hoe uw bedrijf is geregeld, bijvoorbeeld: wie heeft de leiding, wie doet wat, hoeveel klanten zijn er. Een waarneming ter plaatse wordt vaak in de horeca gehouden om de drukte van een restaurant/café te bepalen. Vervolgens worden tijdens het reguliere boekenonderzoek de bevindingen van de waarneming ter plaatse naast de administratieve vastleggingen gelegd. Aan de hand daarvan kan de Inspecteur controleren of bijvoorbeeld alle couverts (het aantal gasten) in de administratie van het restaurant zijn verwerkt.

Derdenonderzoek

Als bij uw onderneming een boekenonderzoek wordt gehouden, kan het voorkomen dat de Inspecteur uw administratie verifieert bij bijvoorbeeld uw leverancier of uw afnemer. Op die manier kan de Inspecteur controleren of uw administratie volledig en dus betrouwbaar is. Hetzelfde kan gebeuren als de Inspecteur bij uw leverancier of uw afnemer een boekenonderzoek houdt. In dat geval kan hij uw administratie als verificatie raadplegen. In dat geval is de controle niet op uw belastingheffing gericht maar op die van de derde (de leverancier of de afnemer).

Voorbereiding onderzoek en het bewaken van uw grenzen

Het is altijd goed om een onderzoek van de Belastingdienst niet onvoorbereid in te gaan. De uitkomsten van het onderzoek kunnen grote gevolgen hebben, zoals het vaststellen van navorderingsaanslagen of naheffingsaanslagen. Onze stelregel is dan ook: een goede voorbereiding is het halve werk. Als u weet wat uw rechten en verplichtingen tijdens de controle zijn, is het makkelijker om uw grenzen aan te geven en die ook te bewaken. Vragen staat immers vrij, ook voor de Inspecteur. Als hij u vraagt iets te doen, bijvoorbeeld uw volledige computer aan hem ter inzage te geven, en u geeft daarvoor toestemming, dan mag de Inspecteur alle informatie die hij daarin aantreft vervolgens ook gebruiken voor het onderbouwen van zijn standpunten. U heeft echter niet de verplichting om uw volledige computer zo maar aan de Inspecteur ter inzage te geven. U mag op een dergelijke vraag dus aangeven dat u daar niet mee instemt en dan moet de Inspecteur dat respecteren.

Daarnaast is het goed om van het onderzoek aantekeningen te maken. De praktijk wijst namelijk uit dat controles van de Belastingdienst zo maar een jaar tijd in beslag kunnen nemen. Tegen de tijd dat u dan het controlerapport (het verslag van het boekenonderzoek) van de Inspecteur ontvangt, is het bijna ondoenlijk om nog na te gaan welke informatie u een jaar geleden aan de Inspecteur heeft verstrekt en of dat op de juiste wijze wordt weergegeven in het rapport. Als u aantekeningen heeft gemaakt van de controle, dan kunt u die aantekeningen raadplegen en wel reageren als iets niet goed is vastgelegd.

Particulieren

Ook een particulier kan een vragenbrief krijgen van de Belastingdienst. Dat kan naar aanleiding van een ingediende aangifte, of bijvoorbeeld na een eigen vrijwillige verbetering (inkeermelding). Het kan ook zijn dat u (al jaren) bent geëmigreerd maar de Belastingdienst vermoedt dat u toch in Nederland woont. Kijk voor meer informatie op onze pagina over woonplaatsonderzoeken.